در بسياري از زمانها براي ما پيش آمده كه وقتي به مشكلي در مسائل مالي يا سرمايه اي بر ميخوريم تازه متوجه ميشويم كه اگر حساب و كتاب مرتبي داشتيم يا اگر هم داشته ايم ، همگي آنها بصورت پراكنده و سنتي بسته شده اند و مراجعه به آنها جهت مطالعه و بررسي مشكلات امكان پذير نميباشد و در برخي از واحد هاي اقتصادي سرمايه داران و مديران تصميم به انحلال شركت و تقسيم سرمايه ميكنند و يا اگر بسيار خوش بينانه به مسئله نگاه كنيم سرمايه گذاران تصميم به برداشت سهم سود سنواتي حاصل از كاركرد چندين سال واحد اقتصادي را ميگيرند و اگر حسابهاي مالي شركت بصورت يكپارچه ثبت نشده باشد احتمال بروز اختلاف و شك و سوء تعبير نيز بوجود خواهد آمد . گاهي هم تغيير قوانين در مثلا گرفتن وام هاي كلان و يا شركت در مناقصات و غيره باعث نياز واحد اقتصادي نسبت به داشتن صورت هاي مالي سالهاي قبل شركت مي شود
در اين صورت اين امكان براي ما هست كه اين اطمينان را به واحد اقتصادي بدهيم كه كليه حسابهاي معوقه شركت ، مربوط به هر چند سال هم كه باشد را بر طبق اسناد و مدارك و اطلاعات موجود شركت جمع آوري و جهت ارائه صورتهاي مالي و ترازها به دو صورت نرم افزاري و يا سنتي به روز رساني و تحویل واحد اقتصادی دهیم